Działalność jednoosobowa i spółka cywilna – kogo przedsiębiorca musi informować o zmianie danych

Jeśli zmienisz dane swojej firmy, na przykład nazwę, swoje nazwisko, adres lub numer konta, to musisz te zmiany wprowadzić we wpisie działalności gospodarczej w CEIDG oraz w innych rejestrach, do których twoja firma jest wpisana.

Które zmiany trzeba zgłosić do publicznych rejestrów? Jeśli zmieniasz dane firmowe, pamiętaj o powiadomieniu odpowiednich publicznych rejestrów. Przede wszystkim zmianę danych firmy musisz zgłosić do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej – chodzi o te dane, które są podane w twoim wpisie w CEIDG.

Jeśli prowadzisz działalność regulowaną, wpisaną de rejestru działalności regulowanych albo prowadzoną na podstawie koncesji czy zezwolenia, musisz poinformować o zmianie danych firmy urząd, który wydał ci pozwolenie. Dane firmy, o których zmianie musisz poinformować, zależą od tego, jakie dane są wpisane do rejestru.

Ważne! Niezależnie od rejestru musisz poinformować właściwy urząd o zmianie  miejsca prowadzenia regulowanej działalności gospodarczej.
Na przekazanie informacji o zmianie danych firmy do rejestru działalności regulowanej masz 14 dni od zdarzenia powodującego zmianę tych danych. Twój wniosek zostanie sprawdzony pod względem formalnym i merytorycznym. Po wpisaniu zmiany otrzymasz zaświadczenie o dokonaniu wpisu. 

Jeśli jesteś płatnikiem VAT, w niektórych sytuacjach musisz również dokonać zgłoszenia zmian do urzędu skarbowego na formularzu VAT-R, w szczególności jeżeli w wyniku zmiany adresu firmy zmienia się także właściwość urzędu skarbowego.

Aktualizuj swoje dane w wymaganych terminach i wtedy, kiedy zmiany mają miejsce. To ważne z kilku powodów.

Po pierwsze, dane z CEIDG są przekazywane do ZUS i do organów skarbowych. Brak aktualizacji danych związanych ze sprawami podatkowymi może cię narazić na karę grzywny.Po drugie, jeśli nie podasz na przykład nowego adresu do doręczeń, korespondencja będzie wędrowała na stary adres. Taka korespondencja, choć do ciebie nie dotrze, będzie miała moc prawną doręczenia.Po trzecie, jeśli zaniedbasz aktualizację danych, możesz zostać wezwany do ich uzupełnienia. W najgorszym przypadku firma, która nie dokona aktualizacji, może zostać wykreślona z rejestru przedsiębiorstw. Może tak się stać, jeśli organ stwierdzi, że:przedsiębiorca trwale zaprzestał wykonywania działalności gospodarczejprzedsiębiorca utracił uprawnienia do wykonywania działalności gospodarczejprzedsiębiorca nie złożył wniosku o wznowienie wykonywania działalności gospodarczej przed upływem 24 miesięcy od dnia zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.

Które zmiany trzeba zgłosić w CEIDG?

Rejestrując jednoosobową działalność gospodarczą, podajesz we wniosku szereg danych. Jeśli te dane się zmienią, musisz zaktualizować swój wpis w CEIDG.

Dane wpisane do CEIDG to dane ewidencyjne i dane informacyjne.

Dane ewidencyjne obejmują między innymi: imię i nazwisko, PESEL, NIP, REGON, obywatelstwo, kod PKD, dane kontaktowe, adres do doręczeń oraz adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej (o ile przedsiębiorca je posiada), dane kontaktowe: adres poczty elektronicznej, strony internetowej, numer telefonu (o ile zgłosiłeś je w CEIDG).

Masz 7 dni na złożenie wniosku o zmianę danych ewidencyjnych w CEIDG od dnia dokonania zmian. Dotyczy to zmian:

imienia i nazwiskadodatkowego określenia firmyadresu do doręczeń albo adresu stałego wykonywania działalnościadresu poczty elektronicznej, adresu strony internetowej, numeru telefonu, o ile dane te zostały zgłoszone we wniosku o wpis do CEIDG
kodu PKD.Dane informacyjne możesz zmienić w każdym czasie. Są to dane, których aktualność nie ma bezpośredniego wpływu na innych uczestników obrotu gospodarczego. Są to między innymi informacje o ustanowieniu pełnomocnika lub dane o zawieszeniu, wznowieniu czy zakończeniu działalności. Czyli jeśli na przykład zawiesiłeś lub zawiesiłaś firmę, możesz zgłosić te zawieszenie w CEIDG z datą wsteczną.

Najważniejsze dane firmy, które wymagają aktualizacji w CEIDG, to między innymi:

siedziba firmy i adres wykonywania działalności, adres do doręczeń
nazwa firmy (nazwisko)przedmiot działalności (kody PKD)okresy rozliczeniowe podatku (miesięczne, kwartalne)
forma opodatkowaniamiejsce przechowywania dokumentów księgowychzmiana formy prowadzenia dokumentacji (na przykład przejście na księgi rachunkowe)rachunek bankowy.

Pamiętaj! W CEIDG zgłaszasz i aktualizujesz także dane, które są istotne z punktu widzenia rozliczeń z urzędem skarbowym, takie jak forma opodatkowania, sposób płacenia zaliczek, rodzaj księgowości.